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看不见的员工:将工作流程时间从5小时减至10分钟

中国民营企业500强江苏永钢集团有限公司,经过30多年的发展,已是国内钢铁行业中领先的民营钢铁企业,当前企业面临需要从数据化、信息化、智能化等多方面转型升级,以实现降本增效、提高生产工作效率。

 

流程繁琐 非常规时间工作

永钢集团每天上午7点召开集团生产会议,需对昨天的生产数据进行整理分析。因此每天的集团生产日报,需要总调管理人员在每天上午7点前制作完成。

传统的工作流程是:总调工作人员每天凌晨2点开始联系生产线部门工作人员;生产部门相关工作人员分别访问EPR系统、MES系统、能源系统以及知识管理平台系统,而后下载覆盖全集团所有车间的计划、产量、原辅料消耗等数据;再由生产线工作人员将数据返送至总调管理人员处;总调人员对各平台数据进行整理和分析,最终制成早会上需要查看的集团生产日报。

全部工作流程算下来,平均每次处理时长约5小时。这意味着,负责数据整理分析的工作人员,每天需要昼夜颠倒,凌晨2点就要开始工作,非常辛苦流程也异常繁杂。

尽管员工非常辛苦在工作,然而在日夜颠倒的情况下,问题失误不可避免。非常规工作时间与颠倒作息,影响员工的工作效率,员工反应速度慢;工作量大且重复,员工手工处理业务不仅耗时长,而且无法规避错误;长时间如此工作,员工还容易产生排斥心理。

 

虚拟劳动力  数字化员工

面对永钢集团的困境,NCS技术团队在了解员工工作流程以及与系统的交互方式后,给出的建议是采用智能RPA即机器人流程自动化解决方案,来简化繁琐的业务流程,以更快,更准确的流程改善其客户体验。

作为企业数字创新的一部分,RPA全称为:Robotic Process Automation ,是企业里看不见的虚拟劳动力、数字化员工。RPA内含的AI智能化软件,能够识别UI,完成预先设定的工作流程的软件,并且通过学习人的工作方式模拟人的操作,执行一系列业务流程如资料搜索提取、数据分析、发送邮件等,自动化操作流程替代员工重复工作。

此外,RPA可因地制宜应用的场景非常广泛,包括:日常工作中重复性、经常发生的流程,利用基于已定义算法作出决策而已经标准化的流程,占用全职员工大部份时间或努力重复的流程,用工高峰期需要投入额外人力的流程,常常需要人工输入数据和错误核对,而且可能用于多个系统的流程。

经过NCS技术团队与永钢员工的讨论,确定了整体的工作流程图与复杂性,安排好实现的顺序,制定了一个基准的工作流程,而后进行RPA的开发测试工作。最终上线的智能RPA机器人,改变了集团生产日报的工作模式。

 

“整体工作流程从5小时压缩到10分钟”

对于永钢集团员工而言,不用在凌晨2点起床工作,无需跨越多个平台搜集数据,不必耗费五六个小时做分析报告。这一切,得益于RPA自动化流程机器人的使用,RPA机器人几分钟就能完成员工几小时才能完成的基础工作,从而有效提高工作效率,专注更高附加值的任务。

现在的工作流程是:RPA机器人每日凌晨开始运行,自动抓取EPR、MES、能源系统以及知识管理平台系统等生产相关数据,根据开发前预定好的规则汇总生成分析日报,并发送至集团主要领导。整个流程不到10分钟,大大加快了流程效率。

 

未来工作 数码办公的标配

经过一段时间运行,RPA机器人的优势得到了完全体现。自动化流程提高了处理速度,节省了超过90%的实施时间,让员工手动工作时间减少为零,同时也减少了数据人员失误和作弊的风险。数据错误率降低至0%,降低至少30%运营成本。RPA机器人可以7X24小时随时待命,全年无休为企业工作,并且可以通过重新设定流程与规则,以应对工作量的突然改变。

自RPA机器人上线后,永钢集团员工的幸福感与满意度得到大幅提升。不管是一线生产部门,还是总调管理人员,都不用再经历凌晨2点起床工作的艰辛,保证了员工可以享受正常作息时间,并且不用再纠缠于大量规则化、重复性的工作,可以更专注于业务及其他充满挑战的工作,为企业创造更多价值。RPA智能机器人的出现,实际上是对工作流程的重新整理与分配,将人机合作的优势放到最大,有助于企业更有效地协同工作、减少不必要的时间浪费。

未来,作为企业数字化创新的一部分,RPA这位全年无休零失误的“完美员工”,将帮助企业简化流程并增强其员工的工作效率,助力企业数字化的路上走得更远。